外贸跟单员的工作流程

外贸跟单流程详解：

一、客户询盘阶段

在客户正式下订单前，通常会对产品发出相关咨询，询问产品细节。业务部会收到这些Order Inquiry，并针对客户的疑问进行及时回复。

二、报价环节

业务部根据客户需求，快速确定货品的名称、型号、生产厂家、数量等信息，制作成正式的报价单Quotation。报价单需使用公司抬头并注明，同时要明确报价的有效期限，因为汇率和原料价格的波动可能导致价格调整。

三、接收与确认订单

经过双方的洽谈，当客户确认报价后，会向业务员发送订购单Purchase Order。业务员需据此制作形式Proforma Inv oice（简称PI），并发送给客户进行确认。

四、准备下发生产通知

在得到客户的订单确认后，业务部会开始准备向工厂下订单的事宜。

五、业务审批流程

公司内部流程中，业务部将订单明细及客户订单复印件提交给管理人员进行审批。审批通过后，交由跟单员跟进。若公司没有设置跟单员，则由业务员自行跟进。

六、下达生产通知的考量

在确定交货期后，业务部会根据不同付款方式决定是否下达生产通知。

对于L/C付款的客户，需在交货期前确认L/C已收到，并由业务员和单证员信用证，确保交货期及无其他问题。

T/T付款的客户则需确认定金已到账。

对于放帐客户或通过银行D/A等方式收汇的，需经理进行确认。

七、严格验货流程

在交货期前一周，会通知专门的验货员进行产品质量检验。若客户希望自行或指定验货人员进行验货，需提前与计划部约定查货日期。

若客户指定第三方验货公司或公正行等验货，则会提前两周与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前完成验货并通知工厂。

八、文件制备工作

根据工厂提供的装箱资料，业务跟单员会制作出口合同、出口商业、装箱单等文件，并交给单证员。

九、商检程序

若产品属于法定商检产品，在下订单时需向工厂说明商检要求，并提供所需的商检资料。同时需告知工厂未来的出口口岸以便工厂办理商检。通常在发货前一周需取得商检换证凭单/条。

十、租船订舱环节

若报价基于FOB条款，通常客户会指定货代。业务部会与货代保持紧密联系，了解出口口岸、船期等信息。需确保工厂的交货期早于开船期至少一周以上，并确保船期满足客户交货要求。定仓通知（SHIPPING ORDER，简称SO）需在交货期前两周发出。

十一、拖柜与货运安排

安排货运事宜并向货代支付本地费用及提货相关费用。发送装车资料给工厂，明确上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号及司机联系电话。

要求工厂在货柜离厂后提供装货通知，包括离厂时间、实际装货数量等，并记下箱号和封条号码作为提单资料。