食品出入库管理制度

物料入库管理规程

第一章 概述

第一条 目的：为确保物料验收作业的及时性、准确性及高效性，保障入库物资的规格正确、数量完整及质量优良。

第二条 适用范围：本规程适用于所有物料的入库管理工作。

第 职责分工：采购部、仓储部、品质部及财务部需各司其职，协同作业。

第二章 入库作业流程

第四条 采购单的处理：

1. 接收到的采购单需由专人妥善保存。

2. 根据物资类别、来源及入库时间进行分类归档，便于后续检索。

3. 确保归档材料放置于显眼位置，以便在物资检验时快速取用。

第五条 物资标签的贴注：

1. 待检物资需在外包装明显处贴上标签，注明相关批次信息。

2. 在标签上填写此批物资的批量、品名、规格、数量及入库日期。

3. 完成标签贴注后，将物资放置于待检区域。

4. 由采购部、仓储部及质检部共同配合，进行物资检验。

第六条 物料入库检验流程：

1. 对于外观等易识别性质的物资，检验工作应在收料后一日内完成。

2. 化学或物理性质的物资，检验部门应在收件后三日内完成检验。

3. 对于需要试用才能检验的物资，质检部主管需在《物资检验报告表》中预估完成日期，最长不得超过7天。

4. 仓管员及质检员需逐项核对入库凭证，确保信息准确无误。

5. 物资到货后，仓管员会同检验人员对照“装箱单”及“采购单”开箱核对，确保物资与单据信息一致。

6. 如因仓管员清点不仔细导致验收结果存在偏差，经复核后如物资无问题，应对仓管员进行警告或罚款处分。

7. 开箱后如发现所装载材料与单据记载不符，应立即通知进口人员及采购部门进行处理。

8. 如发现物资有挤压、破损、变质、受潮等现象，仓管员需及时通知采购人员并进行公证，同时通知供应商前来处理。损失在2000元以上者需公证并由供应商确认处理方案。

9. 经公证或供应商确认后，仓库保管员需开具索赔处理单，并呈报主管批示，再送至财务部门及采购部门办理索赔手续。

10. 每日的收料情况需由仓管员汇总填入《进货日报表》，作为入账依据。

第七条 偏差处理规定：

1. 当发现实物与采购单内容不符或存在疑点时，如物资丢失、短少、变质、污染、损坏等，仓管员及检验人员应暂停检验工作，先核对承运单位记录，再与其他人或部门验证，确认偏差程度后进行进一步处理。

2. 未接到处理方案前，仓管员原则上不得接受入库。

3. 如采购部门要求接收，则需在单据上注明实际收料状况并请采购部主管会签确认。

4. 仓管员需将偏差情况、处理过程及结果详细记录并上交上级。

5. 如问题严重，仓管员需暂停入库检验工作，联系相关责任人并做好退库准备。

第八条 交货数量超出处理：

1. 如交货数量超过订购量，原则上应退回或与供应商协商处理方式。

2. 以重量或长度计算的物资在可接受范围内超交时，可在备注栏注明超交数量，上报采购部主管同意后予以接收。

第九条 交货数量不足处理：

1. 如交货数量未达订购数量，原则上应要求供应商补足。

2. 经采购主管同意后通过财务方式解决差额问题。

3. 保管部接到通知后需联络采购部催促供应商补货。

第十条 紧急物资入库：

在紧急情况下，如仓管部未收到请购单但收到物资时，收料人员应先向采购部确认无误后再行办理入库手续。