做文员的基本电脑操作

文员必备：七步精通打印设置

第一步，调整页边距，实现居中打印。当预览表格时，若发现表格被分割成多页，且每页仅有一列，此时需进行页边距调整。进入“页面布局”，点击“页边距”倒三角，选择“自定义页边距”。这一步是打印前必不可少的设置。无论在工作中打印何种表格，第一步都要调整页边距。未进行此项设置可能会使后续的打印流程变得复杂。

第二步，设定打印标题。对于某些表格，预览时可能仅第一页有标题，后续页面则无。为确保每页都有标题，需进行相应设置。退出预览后，在“页面布局”下方找到倒三角并点开，选择“工作表”。将光标置于顶端标题行，点击确定后再次预览，即可发现每页都成功显示了标题。

第三步，选择打印区域。若只需打印表格中的某一部分内容，可框选该区域。随后，进入“页面布局”，点击“打印区域”倒三角，选择“设置打印区域”。选中的区域将显示为虚线框，预览时仅会打印该区域的内容。

第四步，设置页眉页脚。若希望每页都显示相同的页眉或页脚，可在“页面布局”中点击相应选项进行自定义设置。例如，插入图片或文字到页眉中。如遇到页眉与内容重叠的问题，可调整页眉距离，使其降低至合适的位置。

第五步，实现一页打印。当表格预览时需分多页打印，却希望其能在一页上呈现时，可选择该选项。退出预览后，进入“页面布局”，选择“打印”倒三角，点击“将整个工作表打印在一页上”。

第六步，单色打印。若表格中有多种颜色，但希望以单色方式打印，可在“页面布局”中选择相应选项并打上勾。完成设置后预览，将呈现单色打印效果。

第七步，隐藏错误单元格打印。在打印预览时，若发现表格中存在错误值并希望在打印时隐藏，需退出预览后进入“页面布局”，再次选择相应选项进行设置。完成此项设置后，预览时将不再显示错误值。