采购部流程制度及规范

为规范项目物资采购流程，确保采购行为合法合规，提升采购效率及项目整体管理水平，结合项目实际情况，特制定本物资采购管理办法。

一、原则与依据

1. 合法合规原则：严格遵守相关法律法规及公司制度，杜绝违规采购行为，确保采购过程公开、公平、公正。

2. 需求导向原则：以施工进度计划和工程量清单为依据，精准核算物资需求，避免物资过剩或供应短缺。

3. 质量优先原则：建立严格的质量管控体系，确保采购物资符合设计标准、规范要求及项目使用需求。

4. 成本控制原则：通过集中采购、招标竞价、战略采购等方式，合理降低采购成本，提高资金使用效率。

5. 信息公开透明原则：推行采购信息公开，接受内部审计和外部监督，防范采购廉政风险。

二、物资采购管理范围

本办法适用于项目部所有新建、改建、扩建工程项目的物资采购管理，包括工程主材（如钢筋、混凝土、模板等）、辅助材料、周转材料、设备配件及其他生产经营性物资的采购、验收、使用及核销全过程。

三、主要职责与分工

1. 物资设备部：牵头编制物资采购计划，建立物资管理台账，负责物资采购的实施与库存管理。供应商考察、招标采购、合同签订及物资验收，采购进度，协调供应矛盾。

2. 技术部：提供物资采购的技术标准、规格型号、质量要求及特殊技术参数，参与招标文件技术条款编制。

3. 质量安全部：制定物资质量检验标准，参与供应商资质，监督物资进场检验及复验过程。

四、具体工作要求与流程

1. 每日更新《物资采购进度表》，每周汇报物资供应动态，每月库存盘点并提交分析报告。

2. 负责采购预算编制，审核采购价格及合同商务条款，建立采购成本控制模型。

3. 参与招标文件编制，采购合同评审，监督合同履约情况，处理采购变更及索赔事项。

4. 定期分析物资采购成本与预算差异，提出成本优化建议，配合财务部进行采购资金结算。

五、供应商管理与合同签订

1. 建立供应商准入机制，对供应商进行资质和实地考察。

2. 合同签订需经技术部（技术条款）、质量安全部（质量条款）、合约商务部（价格条款）、财务部（资金条款）会签，法律顾问审核合规性后签订。

3. 合同履行中需变更的，双方需签订书面补充协议，重大变更需报项目经理审批。

六、物资验收与存储

1. 实行“三检制”，即初检、复检和终检，确保不合格物资得到及时处理。

2. 物资需按类别、使用部位、检验状态分区码放，设置明显标识牌。

3. 建立《物资出入库台账》，记录物资的出入库情况，做到“日清月结”。

4. 加强环境管控，对易燃易爆等危险品需单独存放并配备消防器材。

七、使用与核销

1. 实行“限额领料制”，超计划领用需说明原因并经审批。

2. 周转材料实行“以旧换新”，丢失或损坏的按市场价赔偿。

3. 每月末及工程竣工后需进行物资核销工作，超耗部分需从分包工程款中扣除。

八、系统推广与审计监督

1. 推广使用物资管理系统，实现全流程线上操作，提升管理效率。

2. 公司审计部每季度对项目物资采购进行专项审计，审计结果纳入项目绩效考核。

3. 项目部每月物资管理专项检查，对检查发现的问题限期整改并追责。

九、附则与实施

1. 本办法由项目部物资设备部负责解释，未尽事宜参照法律法规及公司《物资采购管理手册》执行。

2. 本办法自发布之日起施行，项目部所有在建项目需在发布之日起30日内完成制度对接工作；新开工项目需严格按照本办法执行相关要求。