丹凤千字科普：邮件合并一页多行多列（详细资料介绍）

一、创建成绩单文档

在Word文档中，按照常规流程创建一个成绩通知单模板。在表格中，暂时不填写学号、姓名和成绩等具体信息，预留出相应的空格。进行页面设置，比如选择A4纸大小。在文档末尾预留出几个空行，空行数量视具体需求而定，后续会有用处。

二、选择Excel数据源

在Word中，点击“工具”菜单，然后选择“信函与邮件”选项，进入“邮件合并向导”。选择“信函”选项，依次点击“下一步”。在第三步选择“使用当前文档”，然后继续点击“下一步”。接下来，选择“使用现有列表”，并点击“下一步”，此时会弹出“选取数据源”对话框。由于学生成绩已经整理汇总在Excel工作表中，所以只需在此对话框中找到并打开该Excel数据文件，然后按照提示操作即可。

三、插入合并域

返回主文档，在表格中需要填写学号、姓名和成绩的具置，插入合并域。操作方法是：点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，弹出对话框中会列出所有可用的域。在表格中，根据需求一一对应插入这些域。

四、生成新文档

单击工具栏上的“完成并合并”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”，再点击“确定”，这样就可以生成一个新的文档。在这个文档的大纲视图中，每个学生成绩通知单都会单独占据一页（A4纸），每一页的末尾是“分节符”。

五、格式调整

为了提升处理效率并减少纸张浪费，我们可以将成绩通知单设计成小条样式，使得A4纸上能打印3-4个学生的成绩通知单。通过组合键“Ctrl+H”打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”编辑框中单击，然后点击“特殊字符”并选择“分节符”（^b），“替换为”编辑框保持空白，最后点击“全部替换”。这样，原本的分节符就会被全部去除，所有的成绩单将连贯起来，每页可以容纳3-4张通知单，之间以空行进行分隔（现在你应该明白第一步中预留空行的作用了）。