丹凤千字科普:邮件合并一页多行多列(详细资料介绍)


丹凤千字科普:邮件合并一页多行多列(详细资料介绍)  

一、创建成绩单文档

在Word文档中,按照常规流程创建一个成绩通知单模板。在表格中,暂时不填写学号、姓名和成绩等具体信息,预留出相应的空格。进行页面设置,比如选择A4纸大小。在文档末尾预留出几个空行,空行数量视具体需求而定,后续会有用处。

二、选择Excel数据源

在Word中,点击“工具”菜单,然后选择“信函与邮件”选项,进入“邮件合并向导”。选择“信函”选项,依次点击“下一步”。在第三步选择“使用当前文档”,然后继续点击“下一步”。接下来,选择“使用现有列表”,并点击“下一步”,此时会弹出“选取数据源”对话框。由于学生成绩已经整理汇总在Excel工作表中,所以只需在此对话框中找到并打开该Excel数据文件,然后按照提示操作即可。

三、插入合并域

返回主文档,在表格中需要填写学号、姓名和成绩的具置,插入合并域。操作方法是:点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮,弹出对话框中会列出所有可用的域。在表格中,根据需求一一对应插入这些域。

四、生成新文档

单击工具栏上的“完成并合并”按钮,在弹出的对话框中选择“全部”,再点击“确定”,这样就可以生成一个新的文档。在这个文档的大纲视图中,每个学生成绩通知单都会单独占据一页(A4纸),每一页的末尾是“分节符”。

五、格式调整

为了提升处理效率并减少纸张浪费,我们可以将成绩通知单设计成小条样式,使得A4纸上能打印3-4个学生的成绩通知单。通过组合键“Ctrl+H”打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”编辑框中单击,然后点击“特殊字符”并选择“分节符”(^b),“替换为”编辑框保持空白,最后点击“全部替换”。这样,原本的分节符就会被全部去除,所有的成绩单将连贯起来,每页可以容纳3-4张通知单,之间以空行进行分隔(现在你应该明白第一步中预留空行的作用了)。

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