写情况说明要像聊天一样自然，先说事儿再解释原因，最后给个明确结果，让对方一看就明白。

嗨，最近发现咱们部门的工作流程有点儿跟不上节奏了，好多时候大家都在等某个环节的反馈才能继续做下一步，这样特别影响效率。我琢磨了一下，主要还是信息传递不太顺畅，有时候一个简单的确认信息都要等半天，而且邮件、微信来回问也挺麻烦的。为了解决这个问题，我建议咱们建立一个内部即时沟通群，专门用于工作流程的同步和信息确认，这样大家有事情可以直接群里说，也能实时看到对方的进度和回复，不用再一个个去催了。我觉得这样效率能提高不少，也能减少大家不必要的等待时间。所以，我的明确建议是，咱们尽快开通一个部门内部的即时沟通群，并规定好群的使用规范，让大家都能习惯用这个渠道来同步工作信息。